Rechtliches

Datenschutzhinweise

Stand: September 2026. Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website, bei einer Serviceanfrage und bei der Kontaktaufnahme verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

1. Verantwortlicher

Automaten Operation GbR
Gesellschafter: Ingo Stumpf und Fabian Schuster
Wassergasse 3, 36381 Schlüchtern
E-Mail: service@automaten-notdienst.de
Telefon: 0661 96648980

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Vercel in unserem Auftrag technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite, sofern der Browser sie übermittelt. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Die Protokolldaten werden bei Vercel nach kurzer Zeit gelöscht; wir werten sie nicht personenbezogen aus. Mit Vercel besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vercel ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die Auslieferung erfolgt über Server in der Europäischen Union, soweit technisch möglich.

3. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken ein und bindet keine Dienste von Google, Meta oder anderen Werbenetzwerken ein. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von Google. Es findet keine Reichweitenmessung statt.

Das Anfrageformular speichert Ihre Eingaben und ausgewählten Fotos vorübergehend im Speicher Ihres Browsers (Local Storage beziehungsweise IndexedDB), damit ein unterbrochener Entwurf bis zu 24 Stunden lang fortgesetzt werden kann. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und findet ausschließlich auf Ihrem Gerät statt. Sie können den Entwurf jederzeit über die Schaltfläche Angaben verwerfen löschen.

4. Serviceanfrage über das Formular

Wenn Sie eine Störung melden oder ein Ersatzteil anfragen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Formular machen: Problembeschreibung, Fehlercode, Marke, Modell, Seriennummer, Postleitzahl, Ort und Standorthinweise, Fotos und gegebenenfalls ein Video, Firma, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschter Rückkanal und Wunschtermin sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage und die Ticketnummer. Bitte laden Sie nur Fotos und Videos hoch, auf denen keine unbeteiligten Personen erkennbar sind.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Einschätzung der Störung, die Erstellung eines Angebots oder Kostenvoranschlags und die Abstimmung eines Einsatzes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Vertragserfüllung). Die Angabe von Fotos, Video, Modell, Seriennummer und Wunschtermin ist freiwillig.

Technisch läuft die Anfrage wie folgt: Die Angaben werden verschlüsselt an unseren Server übertragen und von dort als E-Mail an unser Servicepostfach und als Eingangsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Für den Versand nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister im Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO): Resend (Resend Inc., USA, zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework) oder Mailgun (Sinch Mailgun, Verarbeitung auf Servern in der Europäischen Union). Ein hochgeladenes Video wird in einem Speicher bei Vercel abgelegt, der nur über einen nicht erratbaren Link erreichbar ist, und nach Abschluss der Anfrage gelöscht.

Zur Bearbeitung übernehmen wir die Anfrage in unser Kundenverwaltungssystem, das auf Servern in der Europäischen Union betrieben wird. Dort sind die Daten nur für die Gesellschafter und die mit der Bearbeitung betrauten Personen zugänglich.

Speicherdauer: Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens sechs Monate nach der letzten Kommunikation. Kommt ein Auftrag zustande, bewahren wir die zum Vertrag gehörenden Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Fotos und Videos, die für die Dokumentation eines Auftrags nicht benötigt werden, löschen wir nach Abschluss der Anfrage. Unabhängig davon halten wir zu Ihrer Telefonnummer Name, Firma, Postleitzahl, Ort und die Art der Störung zwölf Monate lang im Anrufer-Gedächtnis (Abschnitt 6), damit Sie bei einem Anruf oder einer weiteren Anfrage nicht alles wiederholen müssen; auf Wunsch löschen wir diesen Eintrag jederzeit.

Zum Schutz vor Missbrauch prüft unser Server bei jeder Anfrage die IP-Adresse gegen eine kurzzeitige Zähl-Liste, um massenhafte automatisierte Sendungen abzuweisen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Diese Prüfdaten werden nach zehn Minuten verworfen.

5. Kontakt per Telefon und E-Mail

Wenn Sie uns anrufen oder eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO). Anrufe auf unserer Servicenummer nimmt eine KI-Telefonassistentin entgegen (Abschnitt 6); eine Tonaufzeichnung findet nicht statt.

6. KI-Telefonassistentin, KI-Chat und Anrufer-Gedächtnis

Anrufe auf unserer Servicenummer nimmt eine KI-Telefonassistentin entgegen, die sich zu Beginn des Gesprächs als solche vorstellt (Art. 50 KI-Verordnung). Sie nimmt Ihre Störungsmeldung auf, gibt keine Reparaturanleitungen und trifft keine Entscheidungen über Aufträge oder Preise; das übernimmt anschließend ein Techniker im Rückruf. Während des Gesprächs wird Ihre Sprache in Text umgewandelt und von einem Sprachmodell verarbeitet, damit die Assistentin antworten kann. Es entsteht ein Gesprächsprotokoll (Mitschrift und Zusammenfassung mit Ihren Angaben zu Firma, Ansprechpartner, Rufnummer, Gerät, Standort und Störung), das per E-Mail an unser Serviceteam geht. Eine Tonaufzeichnung des Gesprächs speichern wir nicht.

Damit Sie bei einem erneuten Anruf oder einer weiteren Anfrage nicht alles wiederholen müssen, merken wir uns zu Ihrer Rufnummer die Angaben, die Sie selbst gemacht haben, am Telefon, im Chat oder im Anfrageformular (Name, Firma, Postleitzahl, Ort, Art der letzten Störung, Weg und Zeitpunkt des letzten Kontakts). Diese Daten liegen in einem zugriffsgeschützten Speicher unseres Hostinganbieters in Frankfurt am Main und werden nach zwölf Monaten ohne Kontakt gelöscht. Wenn Sie das nicht möchten, sagen Sie es der Assistentin oder schreiben Sie uns; wir löschen den Eintrag dann.

Auf Wunsch schickt Ihnen die Telefonassistentin während des Gesprächs eine SMS mit einem Link, über den Sie Fotos vom Automaten hochladen können, zum Beispiel vom Typenschild oder vom defekten Bauteil. Dafür wird Ihre Rufnummer an unseren Telefonie- und SMS-Anbieter TENIOS GmbH, Köln, übermittelt (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Die hochgeladenen Fotos werden zur Auswertung an das Sprachmodell übertragen und per E-Mail an unser Serviceteam geschickt; auf dem Server werden sie nicht gespeichert. Der Link ist 24 Stunden gültig. Nur die Auswertung als Text wird bis zu 24 Stunden zum Anruf vorgehalten, damit die Assistentin sie Ihnen am Telefon mitteilen kann.

Auf der Website steht Ihnen außerdem ein KI-Chat zur Verfügung. Er beantwortet Fragen zu unserem Service, nimmt Ihre Anfrage auf und leitet sie an unser Serviceteam weiter. Bilder, die Sie im Chat hochladen (zum Beispiel vom Typenschild oder vom Schaden), werden zur Auswertung an das Sprachmodell übertragen, etwa um eine Seriennummer auszulesen, und für 24 Stunden in einem zugriffsgeschützten Speicher unseres Hostinganbieters in Frankfurt am Main aufbewahrt, damit ein Mitarbeiter die Auswertung prüfen kann; danach werden sie automatisch gelöscht. Der Gesprächsverlauf bleibt in Ihrem Browser, bis Sie ihn löschen oder den Chat abschließen, und wird zur Bearbeitung Ihres Anliegens in unser Kundenverwaltungssystem übernommen. Dort kann ein Mitarbeiter den Chat übernehmen und Ihnen persönlich antworten; das sehen Sie im Chat. Den Chatverlauf löschen wir spätestens nach zwölf Monaten. Der Inhalt einer abgeschickten Anfrage geht zusätzlich per E-Mail an uns. Telefonnummer, Name, Firma, Postleitzahl, Ort und Art der Störung aus einer abgeschickten Chat-Anfrage übernehmen wir für zwölf Monate in das Anrufer-Gedächtnis (siehe oben).

Für die Sprach- und Textverarbeitung setzen wir OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Sharp Building, Hardwicke Lane, Dublin 2, Irland; Verarbeitung teilweise durch OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) sowie für die Telefonverbindung LiveKit, Inc. (San Jose, USA; Serverstandort für unsere Gespräche in Deutschland) als Auftragsverarbeiter ein. Übermittlungen in die USA sind durch die Zertifizierung der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise durch Standardvertragsklauseln abgesichert; Inhalte werden von OpenAI nach dessen Bedingungen für Geschäftskunden nicht zum Training von Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser Interesse an durchgehender Erreichbarkeit und schneller Aufnahme von Störungen). Wenn Sie nicht mit der KI sprechen oder chatten möchten, können Sie Ihre Anfrage jederzeit per Formular oder E-Mail stellen; ein Techniker ruft Sie in jedem Fall persönlich zurück.

7. Service-Bewertung

Nach einem Auftrag können Sie unseren Service freiwillig bewerten. Wir verarbeiten dabei Ihre Bewertungen, einen optionalen Freitext, optional Ihren Namen und die Ticketnummer, um die Qualität unserer Arbeit zu prüfen und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können). Bewertungen werden nicht veröffentlicht und nach zwei Jahren gelöscht.

8. Vertragsabwicklung, Rechnung und Zahlung

Für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zahlungen verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Gerätedaten, Leistungs- und Rechnungsdaten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO). Rechnungen erstellen wir mit einer Buchhaltungssoftware, die im Auftrag für uns arbeitet; Zahlungsdaten erhalten wir von Ihrer Bank nur im Umfang der Überweisung. Die Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Fristen (siehe Abschnitt 4).

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die wir für den jeweiligen Zweck brauchen: der Hostinganbieter (Vercel), der E-Mail-Dienstleister (unser Postfachanbieter IONOS, ersatzweise Resend oder Mailgun), die Anbieter unserer KI-Telefonassistentin und des KI-Chats (OpenAI, LiveKit, Abschnitt 6), unser Telefonie- und SMS-Anbieter TENIOS GmbH, Köln (Abschnitt 6), der Anbieter unseres Kundenverwaltungssystems, unsere Buchhaltungssoftware, gegebenenfalls Lieferanten von Ersatzteilen (nur Lieferadresse und Gerätedaten, soweit für eine Direktlieferung nötig) sowie Steuerberatung und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Mit Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, das Unternehmen unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder Standardvertragsklauseln vereinbart sind. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an service@automaten-notdienst.de.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, https://datenschutz.hessen.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes wenden.

11. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne Firma, Kontaktdaten und Angaben zum Gerät können wir eine Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Erste Einschätzung im Anfrageformular ist ein fester Hinweistext je Störungsbild und keine automatisierte Bewertung Ihrer Person.

12. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website ist per TLS verschlüsselt. Zugänge zu unseren Systemen sind durch Passwörter und, wo verfügbar, Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt und auf die Personen beschränkt, die sie für ihre Arbeit brauchen.

13. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Website, unsere Abläufe oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.